Việc các phòng ban, nhân sự khác nhau trong doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số tại cùng 1 thời điểm là điều vô cùng phổ biến, thường xuyên xảy ra ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Do đó nhu cầu sử dụng nhiều USB token cùng lúc là rất cao.
Vậy một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều USB token chữ ký số cùng lúc được không? Để đảm bảo các giao dịch có chức năng tách biệt có thể thực hiện liên tục, thông suốt thì doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều token cùng 1 lúc.
Chữ ký số USB Token là gì?
Đa dạng về chủng loại, chữ ký số USB Token là một công cụ không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh. Phổ biến nhất trên thị trường hiện nay là dòng chữ ký số token được chứa trong 1 thiết bị gọi là USB token và được bảo mật bằng mật khẩu gọi là mã PIN.
Đây là một đạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi trên.
Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với các nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Token chữ ký số dễ dàng chuyển giao, không thể bị bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số đảm bảo tài liệu gốc sẽ được gửi đến nơi và cả người gửi cũng không dễ để không công nhận nó sau này.
Ứng dụng của USB Token chữ ký số
Trước hết, chữ ký số là thiết bị mà mỗi doanh nghiệp BẮT BUỘC PHẢI CÓ khi thành lập để thực hiện thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.
Ngoài ra, những thủ tục sau đây cũng không thể thực hiện được nếu doanh nghiệp không có chữ ký số:
- Kê khai thuế qua mạng theo quy định của Luật Quản lý thuế sửa đổi số 21/2012/QH13;
- Sử dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số của người bán theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP;
- Đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử theo Quyết định 838/QĐ-BHXH;
- Kê khai Hải quan với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước, chữ ký số còn vô cùng đa năng trong việc hỗ trợ người dùng xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ:
- Thay thế chữ ký tay trong tất cả các giao dịch thương mại trong môi trường số: ký hợp đồng, tài liệu, văn bản, chứng từ…
- Trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức nhà nước, dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian, không mất thời gian;
- Tiết kiệm chi phí và công sức in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/Doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…
- Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn, bảo mật dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết của Cá nhân/Doanh nghiệp.
Công ty có được dùng nhiều chữ ký số không?
Có thể thấy, chữ ký số token có thể được sử dụng linh hoạt, đa năng trong rất nhiều việc. Tuy nhiên, sự hữu dụng này đôi khi lại sinh ra một vài bất cập không tránh khỏi. Đó là khi nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau đều có nhu cầu sử dụng chữ ký số nhưng lại chỉ có 1 USB Token.
Chẳng hạn, nhiệm vụ kê khai thuế do phòng kế toán phụ trách, nhưng phòng nhân sự lại cần chữ ký số để kê khai BHXH. Bộ phận xuất nhập khẩu cần khai báo hải quan để nhập hàng về, nhưng bộ phận pháp chế lại cần USB Token để giao dịch đăng ký kinh doanh.
Đây là trường hợp thường xuyên gặp phải tại các doanh nghiệp vừa và lớn, khiến các chủ doanh nghiệp băn khoăn liệu có thể đăng ký sử dụng nhiều USB token một lúc được không.
Trên thực tế, mỗi thiết bị USB token đều có 1 số serial chứng thư số khác nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều token để đăng ký giao dịch với các cơ quan khác nhau như Thuế, BHXH, Hải quan, DVC…
Người sử dụng dùng thiết bị token có serial đã đăng ký sẽ dùng bình thường do các giao dịch đăng ký khác nhau, các thiết bị token sẽ không bị ảnh hưởng. Vì vậy nếu 1 trong số các token có bị lỗi thì các token khác vẫn có thể sử dụng để ký số được bình thường.
Vì vậy, để đảm bảo các giao dịch có chức năng tách biệt có thể thực hiện liên tục, thông suốt thì doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều token cùng 1 lúc. Việc quản lý thiết bị cần được đảm bảo và thống nhất giữa các phòng ban trong công ty để tránh trường hợp nhầm lẫn hoặc thất lạc.
